Jak czytać księgę wieczystą: cztery działy bez żargonu

Najpierw znajdź numer księgi

Numer księgi wieczystej ma stały kształt: kod wydziału sądu, osiem cyfr i cyfra kontrolna, na przykład WA1M/00123456/7. Warszawskie wydziały mają kody od WA1M do WA6M.

Numer znajdziesz w akcie notarialnym zakupu, w zawiadomieniu z sądu o wpisie albo w umowie kredytowej. Od 1 kwietnia 2026 pokazuje go też aplikacja mObywatel w usłudze „Księgi wieczyste”. Warunek: w dziale II ujawniono Twój numer PESEL. Przy starszych wpisach może go tam brakować.

Wyszukiwanie po adresie w centralnej bazie jest ograniczone i wymaga interesu prawnego. Sama księga jest jawna: każdy, kto zna numer, może ją przeczytać, także kupujący. Nie korzystaj natomiast z płatnych serwisów „numer KW po adresie”. Działają na granicy prawa, a do własnego mieszkania nie są potrzebne.

Z numerem wchodzisz na ekw.ms.gov.pl, do elektronicznej księgi wieczystej (EKW). Podgląd treści jest bezpłatny, ale wydruk z podglądu nie ma mocy dokumentu. Odpis zwykły w wersji elektronicznej kosztuje 20 zł i ma moc dokumentu wydanego przez sąd. Odpis zupełny za 50 zł pokazuje także wpisy wykreślone.

Dział I: co dokładnie sprzedajesz

Dział I-O to oznaczenie nieruchomości: adres, numer lokalu, kondygnacja, liczba izb, powierzchnia użytkowa i pomieszczenia przynależne, na przykład piwnica. Porównaj te dane z zaświadczeniem ze wspólnoty i z planowanym ogłoszeniem. Drobną różnicę notariusz opisze w akcie.

Dużą różnicę trzeba sprostować w sądzie (100 zł) na podstawie wypisu z kartoteki lokali. Błąd w ewidencji najpierw poprawiasz w wydziale geodezji, co dokłada tygodnie oczekiwania.

Dział I

Dział I-Sp to spis praw związanych z własnością. Przy pełnej własności znajdziesz tam udział w nieruchomości wspólnej, zapisany jako ułamek, na przykład 4567/123456. To Twoja część gruntu i klatki schodowej, sprzedawana zawsze razem z lokalem.

Tu sprawdzasz też, czy grunt pod blokiem jest własnością mieszkańców, czy pozostaje w użytkowaniu wieczystym. Użytkowanie wieczyste to prawo do cudzego gruntu na określony czas, zwykle 99 lat, z opłatą roczną. Większość gruntów pod blokami przekształciła się we własność 1 stycznia 2019 z mocy ustawy.

Jeśli w księdze nadal widnieje użytkowanie wieczyste, sprawdź w urzędzie dzielnicy, czy grunt podlegał przekształceniu i czy wydano zaświadczenie. Przekształcenie nastąpiło z mocy prawa, więc sprzedaż jest możliwa także przed zmianą wpisu. Bank kupującego zwykle chce jednak zobaczyć zaświadczenie.

Zaświadczenie wydane z urzędu, czyli bez Twojego wniosku, jest bezpłatne. Jeśli składasz wniosek, bo potrzebujesz go do aktu, płacisz 50 zł opłaty skarbowej, a urząd ma 30 dni na wydanie. Przy trwającym użytkowaniu wieczystym sprawdź jego termin i opłatę roczną.

Przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu księga nie jest obowiązkowa, ale bez niej kupujący nie wpisze hipoteki. Założenie księgi kosztuje 100 zł plus 200 zł za wpis prawa, a na wpis czekasz na sąd tygodnie, czasem dłużej.

Dział II: kto podpisuje akt

Dział II odpowiada na jedno pytanie: kto ma prawo sprzedać. Jest tam imię i nazwisko właściciela, rodzaj wspólności albo udziały współwłaścicieli oraz podstawa wpisu, na przykład akt notarialny. Akt podpisują wszyscy, którzy tu figurują.

Mieszkanie kupione w małżeństwie za wspólne pieniądze należy do obojga małżonków, nawet jeśli w dziale II wpisano jedno nazwisko. Sprzedaż wymaga wtedy zgody albo udziału drugiego małżonka. Wyjątki to rozdzielność majątkowa (intercyza) obowiązująca w dniu zakupu oraz zakup za majątek osobisty, na przykład z darowizny lub spadku. Intercyzę okazujesz notariuszowi, a zakup za majątek osobisty dokumentujesz.

Wpis drugiego małżonka przed sprzedażą kosztuje zwykle 200 zł opłaty sądowej (150 zł, gdy podstawą jest umowa o podział majątku). Na wpis czekasz na sąd tygodnie, czasem dłużej. Jeśli akt podpiszecie oboje, ten czas odpada.

Trudniejszy przypadek: w dziale II nadal figuruje zmarły rodzic. Dopóki nie udowodnisz, że jesteś spadkobiercą, notariusz nie sporządzi umowy sprzedaży. Potrzebujesz aktu poświadczenia dziedziczenia od notariusza albo prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Wniosek o wpis spadkobierców (150 zł, jedna opłata bez względu na liczbę udziałów) możesz złożyć wcześniej na własną rękę. Masz zresztą obowiązek ujawnić się niezwłocznie, inaczej sąd może wpisać z urzędu ostrzeżenie. Notariusz może też zamieścić ten wniosek w akcie sprzedaży, przed wnioskiem o wpis kupującego. Bank kupującego zwykle chce jednak, żeby spadkobiercy byli już w dziale II.

Przy spadku notariusz sprawdza też rozliczenie z urzędem skarbowym. Zasadą jest zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zapłacie podatku lub zwolnieniu (17 zł). Od 20 sierpnia 2025 przy spadku po najbliższej rodzinie wystarczy zgłoszenie SD-Z2 z potwierdzeniem, że złożono je w terminie.

Termin to 6 miesięcy od uprawomocnienia postanowienia lub zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia. Po terminie potrzebne jest zaświadczenie. Zapytaj swojego notariusza, czego wymaga, bo praktyka bywa ostrożniejsza niż ustawa.

Dział III: co ogranicza Twój lokal

Dział III to prawa, roszczenia i ograniczenia. Jeśli coś tu stoi, zmienia warunki sprzedaży albo ją zatrzymuje.

Służebność osobista mieszkania to prawo konkretnej osoby do zamieszkiwania w lokalu do końca życia. Nie da się jej sprzedać ani odziedziczyć, kupujący musi ją znosić, a banki z reguły nie kredytują takiego mieszkania.

Dożywocie działa podobnie: kupujący przejmuje obowiązek utrzymania dożywotnika, czyli osoby, która oddała mieszkanie w zamian za opiekę. Sprzedaż z dożywociem jest prawnie możliwa, ale kupujący z reguły jej nie przyjmuje, a bank nie udzieli na nią kredytu.

Przed sprzedażą trzeba to uporządkować u notariusza za zgodą dożywotnika: zamienić dożywocie na rentę, zmienić treść umowy albo ją rozwiązać. Rozwiązanie oznacza zwykle powrót własności do dożywotnika.

Roszczenie z umowy przedwstępnej oznacza, że inny kupujący podpisał z Tobą taką umowę u notariusza i wpisał roszczenie do księgi. Sprzedaż komuś innemu jest ważna, ale tamten kupujący ma pierwszeństwo, więc bank nowego kupującego odmówi kredytu.

Roszczenie o opłatę przekształceniową to ślad po użytkowaniu wieczystym. Właściciel gruntu, miasto albo Skarb Państwa, zapisał prawo do 20 rocznych opłat. Obowiązek wnoszenia kolejnych rat przechodzi na kupującego od 1 stycznia roku następującego po sprzedaży.

Raty zaległe i rata za rok, w którym sprzedajesz, pozostają Twoim długiem. Notariusz opisze je w akcie, a kupujący o nie zapyta.

Opłatę możesz wnieść jednorazowo. Przy gruntach miasta bonifikata wynosi 98%, o ile nie masz zaległości wobec miasta. Dla gruntów Skarbu Państwa bonifikaty ustawowe dla przekształcenia z 2019 r. już wygasły, sprawdź w urzędzie dzielnicy, co dotyczy Twojego gruntu.

Po wpłacie urząd wydaje w 30 dni zaświadczenie. Z nim składasz wniosek o wykreślenie roszczenia: 250 zł po opłacie jednorazowej, 75 zł po spłacie rat.

Prawo pierwokupu, umowne albo ustawowe, daje komuś pierwszeństwo zakupu na warunkach, które ustalisz z kupującym. Oznacza dwa akty zamiast jednego: umowa warunkowa, zawiadomienie uprawnionego i miesiąc na jego decyzję, dopiero potem umowa przenosząca własność. Sprzedaż z pominięciem ustawowego pierwokupu jest nieważna.

Dział IV: hipoteka nie blokuje sprzedaży

Hipoteka to zabezpieczenie długu na Twoim mieszkaniu: wierzyciel odzyska pieniądze z lokalu niezależnie od tego, kto będzie właścicielem. Hipoteka umowna Twojego banku to standard przy sprzedaży i nie zatrzymuje transakcji.

Bierzesz z banku zaświadczenie o saldzie kredytu z numerem rachunku do spłaty. W aplikacji liczymy jego ważność jako 14 dni, więc zamów je dopiero, gdy znasz datę aktu. Do tego promesę, czyli przyrzeczenie banku, że po spłacie wyda zgodę na wykreślenie hipoteki.

W akcie cena dzieli się na dwie części: spłata idzie na rachunek Twojego banku, reszta do Ciebie. Po spłacie bank wydaje zgodę na wykreślenie, a wniosek za 100 zł składa zwykle kupujący.

Inaczej wygląda hipoteka przymusowa. Wpisuje się ją bez Twojej zgody na podstawie tytułu wykonawczego, na przykład wyroku z klauzulą wykonalności. Podstawą bywa też sądowe zabezpieczenie albo decyzja ZUS czy urzędu skarbowego.

Wzmianki i ostrzeżenia

Wzmianka to ślad złożonego, jeszcze nierozpoznanego wniosku, zaznaczony w dziale, którego dotyczy. Widzisz numer dziennika, datę wpływu i czasem skrót rodzaju wniosku.

Do czasu rozpoznania wniosku kupujący nie może polegać na tym, co widzi w księdze. Jego bank zwykle wstrzymuje więc wypłatę kredytu do wyjaśnienia wzmianki.

Jeśli to Twój wniosek, na przykład o wykreślenie spłaconej hipoteki, wystarczy poczekać na wpis. Jeśli nie wiesz, skąd się wzięła, zadzwoń do wydziału z numerem dziennika albo zapytaj notariusza.

Według informacji Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa (stan na 2026 r.) wpis hipoteki umownej trwa średnio około miesiąca. Czas innych wpisów różni się między wydziałami i bywa dłuższy, dlatego nie zakładaj go w umowie z kupującym.

Ostrzeżenie o wszczęciu egzekucji wpisuje sąd na wniosek komornika. Sprzedaż po zajęciu jest bezskuteczna wobec wierzyciela, więc egzekucja toczy się dalej przeciwko kupującemu.

Zakaz zbywania lub obciążania wpisuje sąd jako zabezpieczenie. Zdarza się to w sprawie rozwodowej, o podział majątku albo na wniosek prokuratora w sprawie karnej. Akt zawarty po wpisaniu takiego ostrzeżenia do księgi jest nieważny, więc notariusz go nie sporządzi.

Ostrzeżenie o niezgodności treści księgi ze stanem prawnym działa podobnie. Kupujący nie może już ufać temu, co w księdze stoi, i bank odmawia kredytu.

Porządki przed ogłoszeniem

Każde wykreślenie to zwykle tygodnie, a często miesiące oczekiwania na sąd. Jeśli zaczniesz po znalezieniu kupującego, to on będzie czekał na sąd. Dlatego kolejność jest jedna: najpierw księga, potem ogłoszenie.

Odpis pobierz w dniu, w którym publikujesz ogłoszenie, i drugi raz przed umową przedwstępną. Księga może się zmienić bez Twojej wiedzy: wierzyciel uzyska wpis hipoteki przymusowej, a komornik ostrzeżenie o egzekucji.

Propi i Twoja księga

Propi jest pośrednikiem w obrocie nieruchomościami z polisą OC, nie portalem ogłoszeniowym. Księgę sprawdzamy na początku sprzedaży, w kroku Etap 2 z 9 - Dokumenty. Sprawdzenie oznacza u nas zawsze to samo: kompletność dokumentów i ich zgodność z księgą wieczystą, nic więcej. Ty decydujesz i prezentujesz mieszkanie, resztę pracy przy dokumentach bierzemy na siebie.

Na swoim ekranie widzisz wynik dział po dziale, na przykład „Dział III - brak roszczeń i ograniczeń” albo „Dział IV - hipoteka”. Obok jest liczba wzmianek, liczba właścicieli i powierzchnia z księgi zestawiona z ogłoszeniem. Dane osobowe z działu II nie trafiają na Twój ekran.

Wpis nie blokuje kolejnych kroków. Przy hipotece doradca mówi Ci, jakie zaświadczenie i jaką promesę wziąć z banku, przypomina o terminie i sprawdza gotowy dokument. Zaświadczeń nie zamawiamy za Ciebie.

Po umowie przedwstępnej notariusz dostaje komplet dokumentów i przygotowuje akt. Razem z Tobą pilnujemy jego listy. Ostatnie słowo ma notariusz.

Opłata 750 zł na start pokrywa pracę, którą wykonujemy, zanim pojawi się kupujący. To wycena z aktów notarialnych, sprawdzenie dokumentów i księgi, opis i zdjęcia. Płacisz ją przy podpisaniu umowy pośrednictwa na wyłączność.

Od umowy możesz odstąpić w ciągu 14 dni bez podania przyczyny, to zapis w samej umowie. Wtedy opłatę zwracamy w całości.

Druga część to 0,5% od ceny sprzedaży, płatna po umowie przedwstępnej. Przy mieszkaniu za 800 tysięcy złotych to 750 zł plus 4 000 zł, razem 4 750 zł. Obie kwoty są kwotami do zapłaty - nic się do nich nie dolicza.