Protokół zdawczo-odbiorczy przy najmie

Protokół to Twój jedyny dowód na stan sprzed najmu

Ustawa o ochronie praw lokatorów mówi wprost: przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń (art. 6c). Ten sam przepis dodaje, że protokół jest podstawą rozliczeń przy zwrocie lokalu. To drugie zdanie jest ważniejsze. Bez protokołu przy zwrocie porównujesz mieszkanie z własną pamięcią, a pamięć w sporze nie jest dowodem.

Najemca zwraca mieszkanie w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie, które jest skutkiem prawidłowego używania (art. 675 Kodeksu cywilnego). Granica między „zużyte” a „zniszczone” przebiega w każdym mieszkaniu inaczej. Protokół ustala, skąd zaczynasz ją mierzyć.

Spór o kaucję prawie zawsze sprowadza się do jednego pytania: czy to uszkodzenie było tu w dniu wydania kluczy. Pozycja „parkiet w salonie: bez rys” albo „parkiet: dwie rysy przy oknie, zdjęcie 14” kończy tę dyskusję, zanim się zacznie.

Co musi być w protokole

Ustawa nie narzuca wzoru. Wymaga, żeby protokół opisywał stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń. W praktyce dobry protokół ma sześć części.

Na końcu podpisy obu stron i zdanie, że najemca odbiera lokal w stanie opisanym w protokole, bez zastrzeżeń poza wymienionymi. Każda ze stron dostaje egzemplarz. Jeśli najemca chce coś dopisać, dopisz. Protokół, pod którym obie strony się podpisują, jest wart więcej niż protokół idealny z jednym podpisem.

Zdjęcia z datą robią połowę roboty

Opis słowny ma granice. Zdjęcie pokazuje odcień plamy, głębokość rysy i to, czy szafka miała już wtedy odprysk. Rób zdjęcia w dzień, przy odsłoniętych oknach, każde pomieszczenie z czterech kątów, a potem zbliżenia na wszystko, co w protokole opisujesz jako usterkę.

Data musi być widoczna i sprawdzalna. Telefon zapisuje datę w pliku, ale w sporze łatwiej pokazać datę, której nie da się podważyć: numer zdjęcia wpisany do protokołu i zestaw zdjęć wysłany tego samego dnia mailem do najemcy, z prośbą o potwierdzenie odbioru. Mail z datą i odpowiedź „potwierdzam” to dowód, który obie strony mają u siebie.

Stany liczników fotografuj tak, żeby na jednym zdjęciu był odczyt i numer licznika. Przy wodzie zrób zdjęcie każdego wodomierza osobno i podpisz, który to pion.

Jak protokół rozstrzyga spór o kaucję

Kaucja zabezpiecza Twoje należności z najmu. Zwracasz ją w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu tych należności (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Miesiąc liczy się od wyprowadzki i zwrotu kluczy, nie od końca umowy ani od dnia, w którym znajdziesz następnego najemcę. Przy zwykłym najmie kaucja nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu (art. 6 ust. 1), przy najmie okazjonalnym sześciokrotności (art. 19a ust. 4).

Potrącić możesz to, co da się nazwać i wycenić: zaległy czynsz, nieopłacone media według liczników, koszt naprawy uszkodzenia, którego nie było przy wydaniu. Nie potrącasz za zwykłe zużycie: przetarty dywan po trzech latach, drobne ślady po meblach, matową farbę w kuchni. To skutek prawidłowego używania, za który najemca nie odpowiada (art. 675 Kodeksu cywilnego).

Protokół wchodzi tu w dwóch miejscach. Po pierwsze, porównanie protokołu z wydania z protokołem ze zwrotu pokazuje, co się zmieniło. Po drugie, każdą potrąconą kwotę opisujesz z odwołaniem do pozycji protokołu i do faktury albo kosztorysu naprawy. Rozliczenie kaucji wyślij najemcy na piśmie: kwota kaucji, lista potrąceń z kwotami i dokumentami, kwota do zwrotu, data przelewu.

Jeśli najemca kwestionuje potrącenie, sprawa może trafić do sądu, a tam szkodę wykazuje ten, kto z niej wywodzi skutki, czyli Ty (art. 6 Kodeksu cywilnego). Protokół z podpisem najemcy, zdjęcia z datą i faktura za naprawę to zestaw, który sąd może ocenić. Twoje słowo przeciwko słowu najemcy oceni trudniej.

Dwa protokoły: przy wydaniu i przy zwrocie

Protokół przy wydaniu opisuje punkt startu. Protokół przy zwrocie opisuje punkt końcowy i powinien mieć tę samą strukturę, pozycja po pozycji, żeby porównanie zajęło chwilę, a nie wieczór. Najprościej wziąć protokół z wydania, dodać kolumnę „stan przy zwrocie” i przejść mieszkanie z najemcą raz jeszcze, z tymi samymi ujęciami zdjęć.

Przy zwrocie spisujesz liczniki, liczysz klucze, sprawdzasz wyposażenie sztuka po sztuce i notujesz każdą różnicę względem wydania. Różnice dzielisz od razu na dwie grupy: zwykłe zużycie i uszkodzenie. Przy uszkodzeniu wpisujesz, co dalej: naprawa z kaucji na podstawie kosztorysu albo naprawa przez najemcę w uzgodnionym terminie.

Najemca podpisuje protokół zwrotu tak samo jak protokół wydania. Jeśli odmawia podpisu albo nie przychodzi na odbiór, spisz protokół bez najemcy, z datą i godziną, najlepiej przy świadku, sfotografuj wszystko i wyślij mu tego samego dnia. Protokół jednostronny jest słabszy niż podpisany, ale dużo mocniejszy niż żaden.

Media rozliczasz ze stanów z obu protokołów. Różnica stanów razy stawka dostawcy daje kwotę, którą najemca zużył. Bez stanu początkowego rozliczasz na oko, a rozliczenie na oko kończy się sporem.

Wzór listy pozycji

Listę możesz przepisać do własnego protokołu. Po lewej pozycja, po prawej to, co przy niej zapisujesz.

Częste błędy

Co zrobić teraz

Protokół nie zatrzyma każdego sporu, ale zamienia spór o pamięć w spór o dokument, a taki da się rozstrzygnąć. Jeśli zamiast dalszego wynajmu rozważasz sprzedaż, cenę mieszkania sprawdzisz w wycenie Propi z aktów notarialnych, bezpłatnie i od razu.